チームで使う書類を机の上に積みっぱなしにすると、あとで探すのに苦労します。「顧客」「注文」「請求書」と引き出しを分けてラベルを付けておけば、誰でも同じ場所から取り出せる。データベースがコンピューターの上でやっているのも、この整理です。情報を決まった形でしまい、すぐに探し、書き換えることを得意にしています。
会員情報や商品情報の管理、注文履歴や問い合わせ履歴の追跡、複数の人や複数のシステムでのデータの共有、集計や分析のための元データの保存。Webサービスの裏側では、たいていデータベースが動いています。決まった形で管理するので、同じ情報が重複したり、必要な項目が抜けたりするのも防ぎやすくなります。
ツールより先に「何を1件とするか」を決める
データベースにはいくつも種類がありますが、どれを使うかは後の話です。先に決めるのは、何をどう管理したいかです。
顧客1人を1件とするのか、取引1回を1件とするのか。どんな条件で取り出すことが多いのか。「先月、東京の顧客から入った注文」をすぐ出したいなら、注文に日付と顧客がひもづいている必要があります。ここが決まっていないまま作り始めると、あとから欲しい形で情報を取り出せなくなります。
件数が増えてから効いてくること
作ったばかりの頃は、どんな作りでもそれなりに速く動きます。差が出るのは、件数が増えてからです。
データが増えるほど、どうやって探すか（索引の設計）で検索の速さが大きく変わります。追加や変更が多いデータなら、最初から更新の運用を想定しておきます。
誰が何を見られるかも、早めに決めておきたいことの一つです。全員がすべてのデータを見られる状態は避け、役割ごとに見られる範囲を分けます。そして、データベースは保存場所であると同時に、会社の大事な情報そのものです。バックアップと運用のルールまでそろえて、はじめて安心して使えます。